Menghitung gaji karyawan di zaman sekarang sudah bukan lagi hanya memasukkan nominal gaji pokok. Pemilik usaha juga perlu memperhitungkan kehadiran, lembur, bonus, tunjangan, potongan, pajak, sampai BPJS.
Apabila semuanya dikerjakan secara manual, kesalahan kecil bisa menyebabkan selisih pembayaran dan menurunkan kepercayaan karyawan.
Karena itu, menggunakan software payroll terbaik dapat membantu pelaku UMKM di Garut untuk melakukan penggajian secara lebih cepat, akurat, dan teratur.
Software payroll biasanya dapat digunakan untuk menyimpan data karyawan, menghitung gaji, membuat slip gaji, dan menyusun laporan penggajian.
Beberapa aplikasi bahkan terhubung dengan absensi, akuntansi, dan pembayaran gaji. Berikut ini pilihan yang bisa teman-teman pertimbangkan sesuai kebutuhan bisnis.
12 Software Payroll Terbaik untuk Pelaku UMKM
1. GajiHub
GajiHub adalah software payroll, absensi dan HRIS yang dirancang untuk kebutuhan bisnis di Indonesia, terutama untuk skala bisnis UMKM/UKM.
Fitur-fitur andalan GajiHub:
1.1. Payroll Otomatis
Payroll otomatis mencakup perhitungan gaji pokok, tunjangan, THR, reimbursement, perhitungan pajak penghasilan karyawan (PPh 21 dan PPh 26) serta premi BPJS otomatis.
Selain itu terdapat pengaturan jadwal penggajian, metode pembayaran, sampai potongan kasbon atau cicilan.
1.2. Absensi dan Kehadiran Online
Pencatatan kehadiran harian secara otomatis melalui smartphone atau desktop.
Terdapat teknologi geo tagging dan lokasi berbasis GPS atau WiFi kantor untuk karyawan lapangan.
Anda juga bisa melakukan pengelolaan jadwal kerja, shift kerja, pencatatan lembur, serta keterlambatan.
Fitur live tracking untuk monitor pergerakan atau produktivitas tim secara real time yang juga tersedia fitur liveness detection untuk mencegah fraud dan kecurangan absensi
1.3. Employee Self Service (ESS)
ESS memberikan layanan mandiri untuk karyawan untuk mengakses slip gaji, melihat data BPJS, dan mengecek saldo cuti.
Pengajuan izin, cuti, atau klaim kehadiran langsung melalui aplikasi tanpa perlu menghubungi admin HR.
1.4. Pengelolaan Cuti dan Izin
Pengaturan kebijakan cuti dan izin yang fleksibel sesuai regulasi perusahaan, sehingga bisa melakukan validasi dan persetujuan pengajuan cuti langsung lewat aplikasi di smartphone karyawan.
1.5. Analisis Kinerja dan Data HR
Menyediakan laporan dan analisis data karyawan serta kompensasi secara real time.
Tampilan dashboard yang interaktif untuk membaca ringkasan kondisi dan produktivitas perusahaan.
1.6. Pengaturan Data Karyawan dan Terintegrasi dengan Aplikasi Lain
Kustomisasi kolom data karyawan yang wajib diisi (seperti data pribadi atau pajak) sesuai kebutuhan alur bisnis perusahaan.
Selain itu, GajiHub juga terintegrasi dengan software akuntansi Kledo yang memudahkan untuk pencocokan masalah keuangan.
2. Gusto Payroll
Gusto adalah penyedia payroll asal Amerika Serikat yang banyak digunakan oleh bisnis kecil.
Platform ini menggabungkan penggajian, administrasi karyawan, benefit, pencatatan waktu kerja, dan pelaporan pajak.
Gusto juga dapat terhubung dengan beberapa software akuntansi. Namun, layanan payroll-nya lebih sesuai untuk bisnis yang memiliki badan usaha atau karyawan di Amerika Serikat.
3. QuickBooks Payroll
QuickBooks Payroll atau QuickBooks Workforce adalah bagian dari ekosistem Intuit.
Software ini membantu mengotomatisasi pembayaran karyawan, penghitungan pajak payroll, pembuatan slip gaji, serta pencatatan transaksi keuangan.
Keunggulan utamanya adalah integrasi dengan QuickBooks Online. Produk ini cocok untuk UMKM yang sudah menggunakan QuickBooks dan memiliki kegiatan usaha di negara yang didukung.
4. Zoho Payroll
Zoho Payroll menawarkan penghitungan gaji otomatis, pembuatan slip gaji, pengaturan komponen pendapatan dan potongan, serta employee self-service.
Penggunaan platform ini bersama produk Zoho lainnya, seperti Zoho People dan Zoho Books.
Meskipun menawarkan fitur yang cukup lengkap, dukungan Zoho Payroll masih bergantung pada edisi negara yang tersedia.
Saat ini, produknya antara lain ditujukan untuk Amerika Serikat, India, Kanada, dan negara-negara GCC.
5. Deel
Deel cocok untuk bisnis yang mempekerjakan karyawan atau tenaga kontrak dari berbagai negara.
Platform ini menyediakan payroll lokal dan global, pembayaran dalam berbagai mata uang, pengelolaan kontraktor, serta dukungan kepatuhan.
Melalui satu dashboard, bisnis juga memantau biaya tenaga kerja dan status pembayaran dari beberapa negara.
Bagi pelaku UMKM di Garut, Deel lebih relevan jika bisnis mulai menggunakan tenaga profesional dari luar negeri atau membangun tim jarak jauh.
6. Remote
Remote menyediakan layanan global payroll, Employer of Record, dan pengelolaan tenaga kerja internasional.
Platform ini membantu bisnis teman-teman pelaku UMKM membayar karyawan di berbagai negara tanpa mengelola sistem penggajian yang terpisah.
Indonesia termasuk dalam negara yang mendapat dukungan oleh layanan Global Payroll Remote.
Oleh karena itu, Remote jadi pertimbangan pelaku UMKM yang memiliki karyawan di Indonesia sekaligus pekerja dari negara lain.
7. Rippling
Rippling menggabungkan payroll, HR, benefit, absensi, dan pengelolaan perangkat kerja dalam satu platform.
Data karyawan yang dimasukkan ke dalam sistem juga digunakan pada berbagai proses administrasi sehingga pekerjaan berulang bisa dikurangi.
Rippling juga memiliki solusi yang ditujukan untuk bisnis kecil. Platform ini lebih sesuai bagi UMKM yang sedang berkembang dan ingin mengotomatisasi pengelolaan karyawan secara lebih luas, bukan hanya menghitung gaji.
8. BambooHR
BambooHR adalah software HR yang menyediakan pengelolaan data karyawan, perekrutan, onboarding, cuti, absensi, benefit, dan payroll.
Penyedia ini juga menawarkan solusi untuk bisnis kecil dengan jumlah karyawan sekitar 1-100 orang.
Namun, layanan payroll langsung BambooHR lebih berfokus pada Amerika Serikat. Untuk sejumlah negara lain, pengguna perlu menggunakan integrasi dengan penyedia payroll lokal atau mitra global.
9. RUN Powered by ADP
RUN Powered by ADP yaitu sistem payroll dan HR yang perlu teman-teman rancang untuk bisnis kecil.
Fitur yang tersedia meliputi penggajian, pajak payroll, pencatatan waktu kerja, administrasi HR, dan beberapa layanan tambahan.
ADP menawarkan otomatisasi pemotongan serta pembayaran pajak berdasarkan peraturan yang berlaku di wilayah layanannya.
Karena fokusnya pada pasar Amerika Serikat, UMKM perlu memeriksa kesesuaiannya dengan lokasi karyawan sebelum memilihnya.
10. Paychex Flex
Paychex Flex menyediakan fitur payroll, HR, absensi, benefit, dan laporan tenaga kerja.
Sistem ini membantu bisnis menyimpan data karyawan dan menjalankan penggajian melalui satu platform.
Software ini lebih sesuai untuk perusahaan yang beroperasi di Amerika Serikat. Bagi pelaku UMKM di Garut, Paychex Flex jadi referensi ketika memiliki cabang, badan usaha, atau karyawan yang berada di wilayah tersebut.
11. OnPay
OnPay yaitu software payroll yang berfokus pada bisnis kecil. Platform ini menyediakan penghitungan gaji, pengelolaan pajak payroll, pembayaran karyawan, administrasi HR, dan benefit.
Tampilan serta proses penggunaannya agar mudah dipahami oleh tim kecil. Meski demikian, layanan OnPay berfokus pada sistem penggajian US sehingga belum bisa menggantikan software yang mendukung PPh 21 dan BPJS di Indonesia.
12. Patriot Payroll
Patriot Payroll menawarkan sistem penggajian online untuk bisnis kecil. Pengguna bisa menjalankan payroll, membayar karyawan, dan memilih layanan tambahan untuk membantu pengelolaan pajak.
Penyedia ini menawarkan pilihan basic payroll dan full-service payroll. Sama seperti beberapa produk global lainnya, Patriot Payroll lebih relevan untuk bisnis yang memiliki kegiatan usaha dan karyawan di Amerika Serikat.
Tips Memilih Software Payroll Terbaik untuk UMKM
Agar mengurangi penyelesaian setelah membeli, berikut ini tips yang perlu teman-teman pelaku UMKM perhatikan saat memilih software payroll.
1. Sesuaikan dengan Jumlah Karyawan
Periksa cara penyedia menentukan harga karena sebagian software mengenakan biaya berdasarkan jumlah karyawan.
Pilih paket yang sesuai dengan kondisi usaha saat ini, tapi tetap dapat ditingkatkan ketika jumlah karyawan bertambah.
2. Pastikan Mendukung Peraturan Indonesia
Untuk karyawan yang bekerja di Garut, prioritaskan software yang mendukung PPh 21, BPJS, THR, dan komponen penggajian di Indonesia. Software luar negeri belum tentu bisa menjalankan perhitungan tersebut secara otomatis.
3. Periksa Integrasi Absensi
Integrasi dengan absensi akan sangat membantu bisnis kuliner, toko, konveksi, penginapan, atau usaha lain yang menerapkan jadwal kerja dan sistem shift. Data kehadiran dan lembur bisa langsung masuk ke dalam perhitungan gaji.
4. Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan
Software dengan fitur lengkap belum tentu menjadi pilihan terbaik apabila sulit teman-teman gunakan.
Manfaatkan uji coba gratis atau demo untuk melihat proses memasukkan data, menjalankan payroll, memperbaiki kesalahan, dan membagikan slip gaji.
5. Perhatikan Keamanan Data
Data payroll memuat informasi pribadi dan nominal gaji karyawan. Pastikan penyedia memiliki pengaturan hak akses, pencadangan data, serta sistem keamanan yang memadai.
Batasi akses payroll hanya kepada pemilik bisnis atau karyawan yang berwenang.
Kesimpulan
Menggunakan software payroll membantu UMKM di Garut menghemat waktu, mengurangi kesalahan perhitungan, dan memberikan informasi gaji yang lebih transparan kepada karyawan.
Tapi, setiap software memiliki cakupan fitur dan dukungan negara yang berbeda.
Untuk bisnis yang semua karyawannya bekerja di Indonesia, software payroll seperti GajiHub lebih cocok karena mendukung kebutuhan pencatatan serta penggajian lokal.
Sementara itu, Deel, Remote, dan software luar negeri lainnya bisa dipertimbangkan ketika bisnis mulai memiliki karyawan, kontraktor, atau kegiatan usaha di negara lain.
Teman-teman bisa membandingkan fitur, integrasi, keamanan, harga, dan dukungan regulasinya sebelum menentukan pilihan.
